5 Gute Gründe für digitale Belegerfassung

Der Fachkräftemangel aufgrund des demografischen Wandels nimmt auch vor der Buchhaltung keine Rücksicht. Also was tun, wenn die Buchhaltung einem über den Kopf wächst aber keine qualifizierten Mitarbeiter mehr verfügbar sind? Ein Lösungsansatz könnte in der Digitalisierung und effizienten Weiterverarbeitung von Belegen bestehen. Doch nicht die reine Digitalisierung ist die große Neuerung sondern die damit einhergehenden Workflowprozesse und Automatismen, die eine schnelle und optimierte Finanzbuchhaltung ermöglichen.

Alte Buchhaltungszöpfe abschneiden und modern Arbeiten

Der größte Hemmschuh bei der digitalen Belegerfassung sind längst nicht mehr unausgereifte Softwarelösungen oder technische Unzulänglichkeiten sondern angestaubte Buchhalter und Steuerberater, die Neuerungen kritisch gegenüber stehen. Dabei überzeugen die Vorteile zu 100%.

 Wir zeigen 5 Gründe, warum eine digitale Belegerfassung heute in jedes Unternehmen gehört.

 

Kosteneffizientes Arbeiten: Das Arbeiten mit einer digitalen Belegerfassung ermöglicht eine Zeitersparnis gegenüber der traditionellen Belegverarbeitung um bis zu 40%. Ausschlaggebend ist die schnelle Zuordnung eingescannter Belege. Ist ein Kreditor einmal erfasst, erkennt das System automatisch welcher Beleg zu welchem Kreditor gehört. So lassen sich selbst große Mengen an Eingangsbelegen blitzschnell verarbeiten. Der Clou: Ein automatisierter Kontenabgleich ordnet alle Zahlungsvorgänge den Belegen zu.

Tagesaktueller Überblick: Für jeden Unternehmer ein absolutes Muss – tagesaktuelle Informationen über die Unternehmensfinanzen. Doch in der Realität werden alle Zahlen insbesondere bei KMUs oft erst mit der monatlichen BWA ersichtlich. Mit der Digitalen Belegerfassung stehen Liquidität, OPs, Verbindlichkeiten und Kontenüberblick jederzeit aktuell zur Verfügung.

Neuste Technologie: Die Digitalisierung von Belegen ermöglicht es, dass einmal erfasste Belege der gesamten Verwaltung oder dem Steuerberater zur Verfügung stehen. Nach dem Scannen der Belege werden diese durch eine OCR-Texterkennung gelesen und ausgewertet. Der Datensatz wird dann im Rechenzentrum oder auf einem Server hinterlegt und archiviert werden.

Serviceleistungen: Besondere Services, wie z.B. eine externe Belegbearbeitung von nicht zugeordneten Belegen ist heute schon für kleines Geld erhältlich. Das erspart viel Zeit und ist einfach sehr praktisch. Besonders zu beachten sich Schnittstellen zu den wichtigsten Buchhaltungsprogrammen (DATEV, Lexware, ADDISON etc.). Nur so lässt sich ein reibungsloser Datenaustausch (auch für den Steuerberater) ermöglichen.

Modularer Aufbau: Moderne Softwareprogramme zeichnen sich dadurch aus, dass sie modular aufgebaut sind und man sich den Funktionsumfang gezielt zusammenstellen kann. Denn nicht jedes Unternehmen braucht zusätzlich zu den Basisfunktionen noch eine Kostenstellenauswertung oder ein Mahnwesen.

Wer in seinem Unternehmen viele Eingangs- und Ausgangsbelege erfassen muss und an seine Kapazitästgrenzen stößt, sollte sich ernsthaft mit dem Thema digitale Belegerfassung beschäftigen. Denn die Arbeitserleichterung und Kosteneinsparung sind signifikant und die Technologie ist längst ausgereift.

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 Tags:

Online Buchhaltung, FIBUscan, Buchhaltung, SaaS-Lösung, Digitale Belegerfassung, Start-up, KMU, 

Autor: Marc Ruoß

 

 

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