GoBD - Die neue digitale Aufbewahrungspflicht. Eine einfache Erklärung

GoBD steht für "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff". Die GoBD wurden durch das BMF-Schreiben vom 14.11.2014 veröffentlicht und gelten für alle Veranlagungszeiträume ab dem 31.12.2014. Mit den GOBDs ist der Gesetzgeber in der Realität der modernen Geschäftswelt angekommen. Denn der elektronische Austausch von Unterlagen, das papierlose Führen von Buchhaltungsaufzeichnungen sowie die Dokumentation relevanter Geschäftsvorfälle inklusive der Verantwortlichkeiten sind längst Gang und Gäbe – oder sollten es zumindest sein. Bereits seit dem 01.01.2002 müssen Betriebe alle Unterlagen, die mit einem Datenverarbeitungssystem erstellt worden sind, während der Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufbewahren. Für die Ordnungsmäßigkeit ist allein der Steuerpflichtige verantwortlich.

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Die wichtigsten Punkte im Überblick:

Verbuchung jedes Geschäftsvorfalls mit Namen des Vertragspartners

Nur ausnahmsweise darf in branchenspezifischen Sonderfällen (z.B. im Einzelhandel mit PC-Kasse ohne Kundenverwaltung oder bei Taxiunternehmen) auch künftig bei Barentnahmen auf den Namen des Vertragspartners verzichtet werden.

Die mehrfache Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen, etwa für die Steuerbilanz einerseits und die Handelsbilanz andererseits, ist nicht zulässig. Man darf also nicht „einmal für die Steuern und einmal für die Betriebswirtschaft“ aufzeichnen.

Dokumentation der Löschung/Änderung von Buchhaltungsaufzeichnungen

Es muss sichergestellt sein, dass bei nachträglichen Veränderungen der Daten die Erkenntlichkeit der Veränderungen gem. § 146 Abs. 4 AO gewährleistet ist. Wird z.B. die Lesbarmachung von abgesandten Handels- und Geschäftsbriefen (auch von Rechnungen) durch Zusammenführung der Stammdaten von Kunden bzw. Lieferanten und der jeweils gespeicherten Umsatzsteuersätze geschaffen, müssen diese Daten auch für die jeweiligen Jahre getrennt historisiert sein, d.h. mit der letzten aktuellen Stammdatenfassung darf nicht wahlweise auf einzelne Vorjahre zurückgegriffen werden.

Bankkontoauszüge sind zu konkretisieren

Wenn bei der Buchung von Geschäftsvorfällen lediglich auf die Nummer des Kontoauszugs Bezug genommen wird, ohne diesen Vorgang näher zu konkretisieren (z.B. durch das Datum), verstößt dies gegen den Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Zuordnung von Belegen.

Keine Buchung ohne Beleg

Der bekannte Grundsatz „Keine Buchung ohne Beleg“ wird erstmals von der Finanzverwaltung bezüglich des Mindestinhalts sogar tabellenmäßig gefordert: Unbare Geschäftsvorfälle sind innerhalb von 10 Tagen zu erfassen. Die Journalfunktion wird sehr detailliert festgeschrieben.

Internes Kontrollsystem (IKS) des Unternehmers

Hier ist im Einzelnen vom Steuerpflichtigen anlassbezogen zu prüfen, ob das eingesetzte DV-System tatsächlich dem dokumentierten System entspricht. Diese verschärfte Prüfungspflicht des Unternehmers gilt selbst dann, wenn er die Aufzeichnungsaufgaben an einen Steuerberater oder an ein Rechenzentrum ausgelagert hat.

Datensicherheit

Der Unternehmer muss nachweisen, welche Maßnahmen er zur Gewährleistung der Datensicherheit ergriffen und wie er sie im Einzelnen eingesetzt hat.

Aufbewahrung der elektronischen Daten

Die nach den GoB erforderlichen Daten können nur dann auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn sichergestellt ist, dass die Wiedergabe oder die Daten jederzeit verfügbar sind sowie unverzüglich lesbar gemacht und ausgewertet werden können. Auch Handels- und Geschäftsbriefe sind in Papierform aufzubewahren, wenn die elektronische Änderung in einem Textverarbeitungsprogramm nachträglich möglich ist.

Datenzugriff des Finanzamts

In welcher Form die Daten für die Ausübung des sog. Datenzugriffs bei Prüfungen des Finanzamts usw. zu speichern sind, wird ausführlich geregelt und steht ausdrücklich gänzlich (Z1, Z2 und Z3 kumulativ) im freien Ermessen des Finanzamts. Bei unmittelbarem Datenzugriff durch das Finanzamt muss der Unternehmer die Unveränderbarkeit des Datenbestands und des DV-Systems durch die Finanzbehörde gewährleisten, d.h. der Unternehmer ist dafür verantwortlich, dass das Finanzamt – versehentlich – keine Daten verändern kann.

Zertifikat und Testat eines DV-Systems

Die Finanzbehörde wird künftig nicht mehr bescheinigen, ob das vom Unternehmer eingesetzte DV-System den Anforderungen der GoBD entspricht; von der (möglichen) Verletzung der GoBD-Grundsätze erfährt der Unternehmer also erst bei einer Betriebsprüfung. Der Unternehmer kann sich gegenüber dem Finanzamt nicht auf ein ihm erteiltes Zertifikat oder Testat von Dritten (z.B. vom Verkäufer der EDV-Anlage oder dessen Wirtschaftsprüfer) bezüglich der GoBD-Konformität seiner DV-Anlage berufen. Der Unternehmer trägt gegenüber dem Finanzamt also die alleinige Verantwortung.

 

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