Ab 31.12.2016 müssen alle elektronischen Registrierkassen GoBD-konform arbeiten
Mit den neuen GoBDs, also der Aufbewahrung digitaler Unterlagen bei Bargeschäften kommt auf die Gastronomie und den Handel ganz schön was zu. Denn die Regelungen gelten auch für elektronische Registrierkassen. Gem. § 147 Abs. 6 AO sind sie Bestandteil eines DV-Systems und müssen bis 31.12.2016 GoBD-konform arbeiten.
GoBD steht für "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff". Die GoBD wurden durch das BMF-Schreiben vom 14.11.2014 veröffentlicht und gelten für alle Veranlagungszeiträume ab dem 31.12.2014. Mit den GOBDs ist der Gesetzgeber endlich in der modernen Geschäftswelt angekommen.
Denn der elektronische Austausch von Unterlagen, das papierlose Führen von Buchhaltungsaufzeichnungen sowie die Dokumentation relevanter Geschäftsvorfälle sind längst fester Bestandteil des Büroalltags. Bereits seit dem 01.01.2002 müssen Betriebe alle Unterlagen, die mit einem Datenverarbeitungssystem erstellt worden sind, während der Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufbewahren. Für die Ordnungsmäßigkeit ist allein der Steuerpflichtige verantwortlich.
Was bedeutet das für Kassensoftware?
- Für alle Unterlagen, die mit einem Datenverarbeitungssystem (Registrierkasse, POS = Point of Sale, EPOS = Electronic Point of Sale) erstellt worden sind, gilt:
- Alle Einkaufs- und Verkaufsbelege sind einzeln aufzuzeichnen
- Aufbewahrung aller Einzeldaten für die Dauer von 10 Jahren
- Daten müssen jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sein
- Die erforderlichen Organisationsunterlagen, z.B. Handbücher, Bedienungs- und Programmieranleitungen, sind historisiert vorzuhalten
- Einzeldaten inkl. Strukturinformationen sind in einem für das Finanzamt lesbaren Format zur Verfügung zu stellen
- Es ist der Nachweis zu führen, dass die Daten manipulationssicher, unveränderbar und jederzeit lesbar gespeichert werden
- Eine Verdichtung der Daten (Zusammenfassung der Einzelbuchungen im Tages- oder Monats-Z-Bericht) ist unzulässig
- Ebenso ist das Vorhalten der Daten ausschließlich in gedruckter Form ("Z-Streifen" oder "Journal-Streifen") unzulässig.
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Sollten Sie bereits eine Kassensoftware einsetzen, sind Sie als Unternehmer dafür verantwortlich, dass die geforderten Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten erfüllt werden.
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Autor: Marc Ruoß