Die Rechnungsstellung als Kleinunternehmer

Rechnungen zu erstellen gehört zum Arbeitsalltag eines jeden Kleinunternehmers. Um sich zusätzliche Kosten zu ersparen greifen daher viel Kleinunternehmer auf Word und Excel zurück. Kurz eine Vorlage aus dem Internet downloaden und los geht’s. Nachfolgende Rechnungen werden durch copy & paste aus der Vorgängerrechnung erstellt. Dies führt häufig zu Flüchtigkeitsfehlern, die dann durch kopieren auch noch fortgeführt werden. Dazu zählen meist Rechnungsnummern nicht weitergeführt oder Rechnungsdatum nicht aktualisiert. Wenn dies passiert ist die Rechnung nicht mehr gültig. Denn beim Erstellen von Rechnungen gelten zahlreiche Vorgaben.

Wer ist Kleinunternehmer

Bei der Kleingewerberegelung nach § 19 UStG handelt es sich um eine Vereinfachungsregelung für Unternehmen mit einem geringen Umsatz. Mit dieser Regelung wird festgelegt, dass das Unternehmen einen Umsatz von 17.500 Euro im Gründungsjahr und im Folgejahr nicht überschreiten darf und damit befreit ist von der Ausweisung der Umsatzsteuer.

Vorteil: Es muss keine Umsatzsteuervoranmeldung beim Finanzamt abgegeben werden.

Nachteil: Wer in der Start-Up Zeit viele Ausgaben hat, kann die Vorsteuer nicht geltend machen.

Wie werde ich Kleinunternehmer

Bereits bei der Unternehmensgründung kann der Gründer den Status des „Kleinunternehmer“ beim Finanzamt im Fragebogen zur steuerlichen Erfassung beantragen oder zu einem späteren Zeitpunkt direkt mit dem entsprechenden Sachbearbeiter besprechen.

Wird die Umsatzgrenze überschritten entfällt der Status des Kleinunternehmers. Dieser kann übrigens auch freiwillig verlassen werden. Danach kann der Kleinunternehmerstatus in den folgenden fünf Jahren nicht wieder erlangt werden.

Die Rechnungsstellung als Kleinunternehmer

Folgende Pflichtangaben sind bei der Rechnungstellung einzuhalten.

  • Vollständiger Name und vollständige Anschrift des Kleinunternehmers und des Rechnungsempfängers
  • Die (Finanzamts-)Steuernummer oder die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • Das Rechnungs- bzw. Ausstellungsdatum
  • Eine Rechnungsnummer
  • Menge und Art der gelieferten Produkte oder Umfang der Leistungen
  • Das (monatsgenaue) Liefer- oder Leistungsdatum – kann auch durch einen Hinweis ersetzt werden, wenn Liefer-/Leistungsdatum mit dem Rechnungsdatum übereinstimmen
  • Hinweis auf den Grund der fehlen Umsatzsteuer-Angaben

Aufbewahrungsfristen für Rechnungen

Für Eingangs- und Ausgangsrechnungen gilt eine Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren

Rechnungsprogramm: Passende Profi-Software

Um Fehler in Rechnungen an wichtige Kunden zu vermeiden oder bei Steuerprüfungen vor bösen Überraschungen sicher zu sein, sollten sich Kleinunternehmer von Beginn an für eine professionelle Rechnungssoftware entscheiden.

Wir empfehlen Ihnen hierfür Lexoffice. Lexoffice ist eine bewährte Cloud-Lösung von Lexware und bietet alle Funktionen einer modernen Buchhaltungssoftware.

Weitere Produktinformationen:

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Autor: Marc Ruoß

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