Die Vorteile eines Digitalen Arbeitsplatzes liegen auf der Hand. Dem Mitarbeiter stehen alle Informationen und Prozesse auf einer zentralen Benutzeroberfläche zur Verfügung. Das Suchen von Informationen in verschiedenen Anwendungen war gestern. Der Digitale Workplace bietet zahlreiche Vorteile auf die man heute nicht mehr verzichten sollte.
Was ist der Digital Workplace?
Der Digital Workplace ist eine digitale Arbeitsumgebung. Beschäftigte finden hier alle Informationen und Prozesse, die sie für erfolgreiche Arbeit brauchen. Sie können ihr Wissen schnell und einfach teilen und erhalten Hilfe oder Auskünfte von Kollegen.
Die Grundprinzipien des Digital Workplace sind Integration und Kollaboration: Daten aus allen eingesetzten Software-Systemen (zum Beispiel ERP, CRM, BI etc.) werden auf einer zentralen Plattform zusammengebracht. Diese stellt nicht nur Informationen und Anwendungen zur Verfügung, sondern fördert auch die standortübergreifende Zusammenarbeit und den Wissensaustausch.
Der freie Fluss von Informationen am Digital Workplace hat positive Auswirkungen auf Agilität und Innovationskraft moderner Unternehmen. Gleichzeitig fördert er das Engagement und die Zufriedenheit der Mitarbeiter, indem die richtigen Informationen an die richtigen Personen zur richtigen Zeit ausgeliefert werden.
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Abteilungsspezifische Fachapplikationen
Dienten die frühen Intranets noch der reinen Informationsabbildung, so ist heute weitaus mehr machbar. Nutzen Sie diese Möglichkeiten und stellen Sie Ihren Mitarbeitern Fachapplikationen an dieser zentralen Stelle zur Verfügung. Damit gehen Sie über die reine Darstellung von Inhalten hinaus. Das Social Intranet wird als Digital Workplace zur zentralen Arbeitsplattform und Sie erreichen zeitnahe Produktivitätssteigerungen.
Individuelle Start-, Bereichs und Applikationsseiten
Eine individuell anpassbare Startseite erhöht die Usability. Das kann durch die eigenständige Auswahl und Verschiebung der Portlets oder durch die Wahl der geeigneten Schriftgröße im Portal erreicht werden. Des Weiteren kann die Auswahlmöglichkeit zwischen verschiedenen Layouts für die User ggf. sinnvoll sein. So kann z.B. das Marketing eine andere Bedienoberfläche erhalten als das Rechnungswesen.
Integration von Daten aus Drittsystemen
Durch Connectoren können Sie Daten aus sämtlichen Drittsystemen einbinden. So greifen Ihre Mitarbeiter zum Beispiel auf Informationen aus SAP oder einem CRM direkt aus ihrem Social Intranet heraus zu. Und das Beste: sie können auch direkt von hier aus zurückschreiben. Wird zum Beispiel eine Aufgabe zu einem Kunden im Social Intranet diskutiert, fließen hier direkt die passenden Daten aus dem CRM ein.
Integriertes Prozess-Management
Nutzen Sie Prozesse und Workflows, um Ihr Intranet zum Digital Workplace zu machen. Zeit- und ereignisgesteuerte Prozesse sorgen dafür, dass die zuständigen Personen Informationen zum richtigen Zeitpunkt erhalten, weitergeben oder vervollständigen. Automatisierte Erinnerungen und Benachrichtigung schaffen einen reibungslosen Ablauf.
Benutzermanagement
In jedem Unternehmen gibt es unterschiedliche Gruppen von Anwendern, die ganz verschiedene Funktionen benötigen. Durch ein rollenbasierendes Benutzermanagement sieht jeder Mitarbeiter nur die Anwendungen und Dokumente, für die er das entsprechende Lese- bzw. Schreibrecht hat. Jeder Mitarbeiter erhält eine individuelle Ansicht mit den jeweils relevanten Informationen.
Mobile Verfügbarkeit
Die moderne Arbeitswelt ist im ständigen Wandel, mobile Endgeräte werden immer mehr zum Standard in Unternehmen. Denn gearbeitet wird dort, wo es für Kunden und das Projekt am besten ist. Arbeitnehmer setzen vermehrt mobile Endgeräte ein, um ihre Aufgaben erfolgreich zu erfüllen. Der Digital Workplace muss daher alle Informationen, Prozesse und Applikationen auch unterwegs verfügbar machen – bestenfalls in Responsive Design für beliebige Endgeräte.
Weitere Informationen finden Sie auch unter www.intrexx.com
Autor: Marc Ruoß