Was ist nach den GoBD zu beachten? 7 Tipps wie Sie die GoBD 2016 in den Griff bekommen

Quelle: www.starfinder-dms.de

Seit zum 1.1.2015 die GoBD in Kraft getreten sind, kommen viele Neuerungen auf Unternehmen zu. Denn die GoBD gelten für alle, die nach den Steuergesetzen verpflichtet sind, Buchführungen oder Aufzeichnungen zu führen. Arbeiten Sie bereits GoBD-konform? Oder schieben Sie die korrekte Umsetzung vor sich her?

Wir geben Ihnen sieben Tipps für die praktische Umsetzung der GoBD

1. Informieren Sie sich!

   Viele Firmen haben sich bisher immer noch nicht ausreichend mit den GoBD-Vorschriften beschäftigt. Doch Nichtwissen schützt nicht vor dem Betriebsprüfer. Bereits jetzt finden strenge Betriebsprüfungen in Unternehmen statt. Informieren Sie sich jetzt, bevor ein Mahnbescheid garantiert ist.

2. Prüfen Sie Ihre Buchhaltung!

   Die neuen Regelungen zur digitalen Buchführung zu kennen, reicht alleine nicht aus – sie müssen umgesetzt werden. Mehrere der neuen Vorgaben machen Anpassungen in den kaufmännischen Prozessen notwendig, zumindest die Überprüfung vorhandener oder die Erstellung neuer Verfahrensdokumentationen.

3. Buchen Sie zeitnah!

   Direkte Auswirkungen haben die GoBD durch die Einführung zeitgerechter Buchung und Authentizität von Belegen. Während viele Unternehmen üblicherweise einmal im Monat buchen, müssen unbare Geschäftsvorfälle nun innerhalb von 10 Tagen und Eingangsrechnungen innerhalb von 8 Tagen erfasst werden. Die Führung von Kassen muss täglich geschehen.

4. Archivieren Sie elektronisch!

   Elektronische Archivierung ist der Papierablage gleichgestellt: Die elektronische Buchführung und die elektronische Archivierung steuer- und handelsrechtlicher Belege sind nach den gleichen Prinzipien zu bewerten wie Papiersysteme. Zwar müssen alle steuerlich relevanten Dokumente im Original aufbewahrt werden, doch gescannte Papierdokumente können das Original ersetzen. Umgekehrt gilt das nicht. Eine Rechnung, die als PDF ankommt, muss auch so aufbewahrt werden.

5. Behalten Sie Kontrolle!

   Wird ein papierloses Arbeiten nach GoBD angestrebt und eine Verfahrensdokumentation erstellt, schreiben die GoBD vor, Kontrollen einzurichten, auszuüben und zu protokollieren. Dazu gehören: Zugangs- und Zugriffsberechtigungskontrollen, Erfassungs- und Plausibilitätsprüfungen, Schutzmaßnahmen gegen die beabsichtigte und unbeabsichtigte Verfälschung von Programmen, Daten und Dokumenten.

6. Vermeiden und verringern Sie Papierberge!

   Erlaubt ist nun ausdrücklich, Papierbelege durch gescannte Dokumente zu ersetzen. Das heißt, Unternehmen und Freiberufler können viel Platz, Raum und Geld einsparen. Der Prozess der Papiervernichtung ist nur in einer sog. Verfahrensdokumentation zu dokumentieren, damit Betriebsprüfer alle Abläufe schnell verstehen und nachvollziehen können. Hier können Sie Ihre Musterverfahrensdokumentation herunterladen!

7. GoBD-zertifizierte Lösung einsetzen!
   

   Die Finanzverwaltung schreibt keine bestimmte Lösung vor, jedoch definiert sie Grundsätze für ein digitales Archiv: Unveränderlichkeit, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und Verfügbarkeit archivierter Dokumente. Mit StarFinder® nutzen Sie ein digitales Archiv, das in Ihrem Unternehmen die Voraussetzungen zur Einhaltung aller relevanten Gesetze schafft. Revisionssicherheit, Dokumentationsechtheit und Einhaltung von Aufbewahrungsfristen sind mit StarFinder® einfach und sicher einzuhalten. StarFinder® lässt sich problemlos an Ihr eigenes ERP-System anbinden.