Mit dem Rollout eines Intranets können Unternehmen ihre interne Kommunikation beflügeln und die Effizienz steigern. Die Suchzeiten nach Informationen werden nachweislich reduziert, die effektive Arbeitszeit erhöht und die Mitarbeiterzufriedenheit merklich gesteigert. Doch damit das gelingt, gilt es die Akzeptanz für die neue Plattform bei den Mitarbeitern zu schaffen. Wir zeigen Ihnen, wie die Einführung des Intranets in ihrem Unternehmen zur Erfolgsstory wird.
Das beste Motto für jede Veränderung im Unternehmen lautet: Involvieren Sie alle Mitarbeiter frühzeitig ins Change Management. Denn die beste Lösung funktioniert nicht, wenn sie nicht von den Mitarbeitern mitgetragen wird. Die gilt für Strukturprozesse ebenso wie für neue Softwarelösungen.
Insbesondere für Unternehmen sollten Veränderungen als etwas ganz normales gelten. Denn in unserer global vernetzten Welt ist Flexibilität und die Bereitschaft schnell auf Neuerungen zu reagieren überlebenswichtig. Und doch erschweren die menschliche Trägheit und festgefahrene Gewohnheiten die Veränderungskommunikation.
Widerstand gegen Veränderungen ist meist emotionaler Natur, so auch bei der Einfügung eines Intranets im Unternehmen. Da können die Vorteile noch so klar sein – so lange ein Mitarbeiter z.B. das Gefühl hat, dass es für ihn einen zusätzlichen Aufwand bedeutet, so lange werden rationale Argument nicht auf fruchtbaren Boden fallen.
10 Tipps für eine erfolgreiche Intranet Einfügung
1. Mitarbeiter frühzeitig einbeziehen und konkrete Bedürfnisse ermitteln
Finden Sie konkrete Prozesse und Vorgänge, die sich mit dem Intranet optimieren lassen. Was brauchen die Mitarbeiter wirklich und in welchen Fällen benötigen sie welchen Support? Suchen Sie gemeinsame Ansätze und belassen es nicht bei schwammigen Formulierungen wie „Wir vernetzen alle Mitarbeiter“.
Oft helfen auch erfolgreiche Use Cases anderer Unternehmen so fachbezogene Whitepaper von Herstellern.
2. Bieten Sie eine hohe User Experience
Eine Arbeitsplattform muss nicht nur funktionieren, auch die Bedienung soll Spaß machen! Sorgen Sie für ein modernes, ansprechendes und klares Design. Höchste Anforderungen an die Usability und eine gute Performance sind dabei ein Muss. Ermöglichen Sie den Mitarbeitern das Dashboard nach eigenen Vorstellungen einzurichten. So machen Sie das Intranet zur Mitarbeiterplattform.
3. Entwickeln Sie eine Rollout-Strategie
Ein guter Plan hilft bei der Einführung: Klären Sie Ziel, Umfang und Nutzen der geplanten Intranet-Initiativen. Entwickeln Sie eine Strategie, die zum Unternehmen passt und erstellen Sie daraufhin einen mehrstufigen Plan.
Neuerungen bedürfen Zeit um sich im Arbeitsalltag zu etablieren und als nützlich wahrgenommen zu werden. Für Mitarbeiter ist es hilfreich die Veränderungen nicht auf einmal vorgesetzt zu bekommen, sondern in mehreren Schritten abgeholt zu werden.
4. Erstellen Sie klare und nachvollziehbare Richtlinien
Liefern Sie genaue Vorgaben für das Arbeiten im Intranet. Eine klare Ablagestruktur ist genauso hilfreich, wie Regeln für den Umgang miteinander.
5. Machen Sie ihre Führungskräfte zu Intranet-Botschaftern
Sorgen Sie für die Unterstützung durch das Management. Das Management hat hier eine klare Vorbildfunktion. Sie müssen das Intranet von Beginn an aktiv nutzen und alle Mitarbeiter in der Abteilung integrieren und von den Potential und den Möglichkeiten überzeugen.
6. Workshops und Schulungen
Durch Schulungen und Workshops holen Sie alle Mitarbeiter auf den gleichen Kenntnisstand. Denn nichts ist für einen Mitarbeiter schlimmer als das Gefühl „abgehängt“ zu sein.
7. Nutzen Sie vorhandene Potenziale
In jedem Unternehmen gibt es gewachsene Strukturen oder funktionierende Mitarbeiter-Initiativen. Bauen Sie darauf auf, suchen Sie das Gespräch und schaffen so Raum für echte Mitgestaltung.
8. Involvieren Sie die IT frühzeitig
Die Technikabteilung ist Ihr Freund: Involvieren Sie die IT früh genug in die Strategie, stellen Sie klare Anforderungen und klären Sie das Thema „Ownership“.
9. Gewohntes mit bestehendem optimal verbinden
Etablierte Prozesse, Kommunikationsmedien und Gewohnheiten sollten nicht unterbunden oder eliminiert werden. Nutzen Sie die bestehenden Systeme, wo immer es geht. Sie müssen das Rad nicht neu erfinden.
10. Seien Sie von Beginn an aktiv in der Mitarbeiterkommunikation
Starten Sie frühe Piloten und teilen Sie komplexe Vorhaben in Phasen auf. So können Sie das Konzept durch Erfahrungen anreichern und stetig optimieren und in die Rollout-Strategie einfließe lassen. Gewinnen Sie auch die Fokusgruppen als Intranet-Botschafter und Multiplikatoren für eine erfolgreiche Einführung.
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Autor: Marc Ruoß